7 tips voor het opzetten van een datawarehouse

In onze moderne maatschappij is informatie voor iedere onderneming en organisatie van vitaal belang. Een bedrijf wilt natuurlijk weten wie de klanten zijn, welke producten het meest door hen worden afgenomen én wie de grootste concurrentie is. Dit is een flinke informatiebehoefte en om aan deze behoefte te kunnen voldoen, zetten een groot aantal organisaties en ondernemingen datawarehouses op. In een dergelijke datawarehouse worden allerlei soorten data op een vooraf gestelde wijze verzameld en gepresenteerd naar de gebruiker. Hierdoor heeft iedere medewerker binnen de organisatie dezelfde basis met betrekking tot rapportages en gegevens. Daar blijft het echter niet bij, want er zijn nog veel meer interessante en handige voordelen bij het gebruik van datawarehouses. In dit artikel vertellen we u er graag meer over én geven we u een aantal handige tips, zodat ook u een efficiënte datawarehouse kunt opzetten.

De definitie van een datawarehouse

In feite is het enkel een databeheersysteem variant, welke is ontworpen om business intelligence-activiteiten (BI) en met name analytics te ondersteunen en mogelijk te maken. Een datawarehouse is uitsluitend bedoeld voor de uitvoering van zoekopdrachten en analyses. Om die reden bevatten ze dus veelal grote hoeveelheden historische data, welke doorgaans worden onttrokken uit een groot aantal verschillende bronnen. Denk bijvoorbeeld aan logbestanden van applicaties en transactieapplicaties. Een eenduidige definitie voor een datawarehouse kan daarom het volgende zijn:

“Een datawarehouse consolideert en centraliseert uit verscheidene bronnen grote hoeveelheden data. Met behulp van de analytische mogelijkheden worden organisaties in staat gesteld, om waardevolle zakelijke inzichten uit de verzamelde data te halen en zodoende de besluitvorming te verbeteren.”
Als een datawarehouse binnen een organisatie is geïmplementeerd, wordt gaandeweg een historisch dossier opgebouwd. De informatie in dit dossier kan vervolgens van grote waarde zijn voor bedrijfsanalisten en datawetenschappers. Mede door deze mogelijkheden wordt een datawarehouse doorgaans ook beschouwd als de “enige bron van waarheid” voor de organisatie.

Wat kunt u met een datawarehouse?

In een datawarehouse wordt alle informatie uit verschillende operationele bedrijfssystemen opgeslagen, denk bijvoorbeeld aan DMS, HRM-software en ERP. In feite verzamelt een datawarehouse deze informatie dus niet zelf en gegevens kunnen er ook niet in worden bewerkt. Het datawarehouse maakt echter alle relevantie informatie uit deze systemen snel beschikbaar, waardoor allerlei soorten rapportages efficiënter worden gemaakt.
Hoewel deze rapportages ook gewoon uit de systemen zelf gemaakt kunnen worden, zorgt een datawarehouse er toch voor dat er een hoop tijd bespaard wordt. De centrale verzameling van data zorgt er namelijk voor dat er meer overkoepelende analyses gemaakt kunnen worden. Bedrijven en organisaties die dus op grote schaal informatie verzamelen en een meer algemeen inzicht van hun bedrijfsvoering willen verkrijgen, hebben daarom veel baat bij de implementatie van een datawarehouse. Met een dergelijke warehouse kunnen strategieën worden geoptimaliseerd en echte beleidsbeslissingen worden gemaakt. Daarnaast heeft deze overkoepelende aanpak een gunstig effect op de overzichtsrapportages naar aandeelhouders toe.

Tot slot helpt de combinatie van gedetailleerde data en een algemeen beeld bedrijven en organisaties ook om aan te tonen dat ze aan bepaalde wetten voldoen. Zo kan er bijvoorbeeld specifieke data worden opgevraagd, zodra er een klacht bij een wetgever binnenkomt over privacy of slecht bedrijfsbeheer. Een bedrijf of organisatie dat alle data omtrent haar activiteiten in een bruikbare vorm voorhanden heeft, loopt minder gevaar om in de fout te gaan én kan zich ook nog beter verantwoorden.

Wat zijn de voordelen van een datawarehouse?

Het gebruik van een datawarehouse brengt vele voordelen met zich mee. Hieronder kunt u een aantal van deze voordelen tot u nemen:

• Integratie; Voordat er gebruik wordt gemaakt van datawarehousing, wordt informatie veelal op verschillende plekken en in verschillende systemen binnen de organisatie opgeslagen. Met een datawarehouse wordt alle belangrijke data in centrale database ondergebracht. Hierdoor krijgt u een volledig en duidelijk overzicht van alle aanbieders, bedrijfsprocessen en klanten. Vervolgens kunt u een eenduidig beeld creëren van de gehele organisatie en haar activiteiten. Bij het gebruik van een datawarehouse dient u er altijd naar te streven dat uw medewerkers data beter kunnen interpreteren, door middel van deze te koppelen en met elkaar in verband te brengen.
• Snelle reactie; De operationele systemen waarin uw organisatie data gegenereerd wordt (CRM, ERP, enz.), zijn speciaal ontworpen om in hoog tempo grote aantallen kleine informatie-uitwisselingen uit te voeren. Deze systemen zijn daardoor niet geschikt voor het analyseren van uw bedrijfsdata, waarbij op één moment miljoenen informatie-elementen moeten worden verzameld, verwerkt, samengevoegd en afgebeeld. De architectuur van een datawarehouse is hier daarentegen veel bruikbaarder voor. Deze is namelijk geoptimaliseerd om snel in één keer grote hoeveelheden informatie te verschaffen.
• Beschikbaarheid; Op het moment dat uw organisatie gebruik maakt van een datawarehouse, kunnen medewerkers sneller een beter de betekenis van data begrijpen. Dit doel is vaak moeilijker te bereiken, wanneer er in een organisatie gebruik wordt gemaakt van verschillende databases. Dat is al helemaal het geval als deze verschillende databases ook nog van verschillende aanbieders zijn, geen gebruik maken van standaard structuren of voor de medewerker moeilijk te bereiken zijn. Een datawarehouse zorgt dus voor een eenvoudige en vlugge beschikbaarheid van informatie. Hierdoor kan de medewerker sneller tot waardevolle inzichten komen.
• Rapportages; Omdat datawarehouses in de regel gestructureerd zijn opgebouwd is het voor uw medewerkers mogelijk om makkelijk en snel rapportages en analyses te maken. Een mooie bijkomstigheid hiervan is dat deze ook nog makkelijk aan te passen zijn. Bij het analyseren van de financiën kunt u bijvoorbeeld eenvoudig schakelen tussen kwartalen en maanden. Op deze manier kunt u als het ware spelen met de verwerking en visualisatie van informatie, wat weer zorgt voor unieke en zeer waardevolle inzichten.
• Self service; Door een datawarehouse te combineren met toegankelijke business intelligence oplossingen kunt u ervoor zorgen dat de medewerkers zelfstandig rapportages en analyses maken. Uiteraard wilt u dat niet-IT medewerkers zo min mogelijk afhankelijk zijn van de IT- en BI-experts binnen en buiten de organisatie. Daarom is het van groot belang dat u investeert in een goede infrastructuur tussen de BI tools en uw datawarehouse. Daarnaast hebben ook een goede training en coaching invloed op de vraag of zij in staat zijn om op een hoog niveau analyses uit te voeren. Is dat wel het geval, dan hoeven zij niet terug te vallen op de kennis van uw IT afdeling.
• Historische data; Een database dat losstaat in uw organisatie en enkel is gekoppeld aan uw operationele systemen, legt doorgaans niet de historie van de informatie vast. Hierdoor ontstaat er een grote kans dat oude data direct wordt vervangen door nieuwe data, zonder dat deze oude informatie teruggevonden kan worden. Dit kan ervoor zorgen dat veel waardevolle informatie verloren gaat, welke juist ervoor had kunnen zorgen dat er een compleet beeld van de gegevens en prestaties werd gevormd. Want door ook historische data in uw analyse te verwerken, creëert u een veel betrouwbaarder beeld dan op het moment dat u enkel actuele informatie gebruikt. Binnen een datawarehouse wordt ook historische informatie opgeslagen en bewaard.
• Datakwaliteit; Dat de informatie opgeslagen in de databases van operationele systemen van hoge kwaliteit is, is vrijwel niet te garanderen. Binnen deze databases worden over het algemeen niet standaard controles op de datakwaliteit uitgevoerd. Gebruikers hebben zelfs veelal de mogelijkheid om zelfstandig informatie aan het systeem te wijzigen of toe te voegen. Hierdoor blijken gegevens doorgaans niet volledig of correct te zijn opgeslagen. Een datawarehouse kan de datakwaliteit verbeteren door automatisch fouten te herkennen en verbeteren.
• Operationeel; Bij het gebruik van een datawarehouse worden alle onderliggende databases ontlast. Dit komt doordat alle informatie in een datawarehouse wordt verzameld en vanuit daar analyses worden uitgevoerd. Zodoende is het mogelijk om grote hoeveelheden data te analyseren, zonder dat de bronsystemen operationele problemen krijgen door overbelasting. Uw bedrijfsprocessen kunnen blijven plaatsvinden, terwijl vanuit uw datawarehouse complexe analyses worden uitgevoerd.

7 handige tips

Zoals u wellicht kunt begrijpen is het opzetten van een datawarehouse niet slechts ‘even’ googelen en er een kopen. Het vereist aanpassingsvermogen én inspanning van de gehele organisatie. Desondanks is de wijze waarop een datawarehouse wordt opgesteld een doorslaggevende factor in het succes of falen van de gehele implementatie. Om die reden geven we u graag een aantal handige tips om uw datawarehouse implementatie tot een groot succes te maken.

1. Bepaal het doel én reikwijdte; Misschien wel één van de belangrijkste tips die we u kunnen meegeven. Want voordat u begint met het ontwerpen van uw datawarehouse, dient u eerst het doel én de reikwijdte van het warehouse vast te stellen. Datawarehouses gedreven uit de techniek zijn bijvoorbeeld al gedoemd om te mislukken. Want het vulproces, verantwoording van de inhoud, de traceerbaarheid én de controles moeten op basis van het vooraf gestelde doel aan specifieke eisen voldoen. Neem daarnaast ook in het begin vooral kleine stapjes in plaats van direct een groots en meeslepend project. Want kleine projecten brengen doorgaans het beste resultaat.
2. Zorg dat het snel kan worden aangepast; De toekomst is ongeacht het gebruik van een datawarehouse niet te voorspellen, wel kunnen we snel anticiperen op toekomstige veranderingen. Om die reden is het van uitermate belang dat uw datawarehouse snel kan worden aangepast. De snelheid waarmee veranderende informatiebehoeften aan de gebruikers worden opgeleverd, is hierbij cruciaal. Daarom moet de datawarehouse-omgeving in de basis ook worden ingericht als ‘designed for change’.
3. Combineer de twee architectuurstromingen van datawarehouses; Al meerdere jaren zijn er twee verschillende stromingen als het gaat om de inrichting van datawarehouses, namelijk Inmon en Kimball. Alle verschillen, voor- en nadelen van beide stromingen zijn daarbij ook al volledig uitgelicht. Toch blijkt dat, zodra de twee termen op elkaar worden afgestemd, er niet heel veel verschil tussen de twee zit. Daarom raden we u aan om een combinatie van de twee toe te passen. Zodoende benut u alle voordelen en de nadelen worden opgeheven.
4. Zorg dat uw medewerkers ingelicht kunnen worden over de gegevens; Een datawarehouse moet zo worden ingericht, dat gegevens worden voorzien van inlichtingen. Het is namelijk van belang dat uw medewerkers de betekenis kennen van bepaalde informatie én weten hoe deze informatie is verzameld, opgesteld en gerapporteerd. Het belang van metadata neemt dus bij de nieuwe datawarehouse-generatie toe. Daarnaast dient ook de metadata, in de vorm van master data management, business rules, datakwaliteitscriteria en de uiteindelijke analyses rapportages, op een geïntegreerde en uniforme manier te benaderen zijn.
5. Houdt u bij het opzetten van een datawarehouse aan de gouden regels; Er zijn een aantal gouden regels van toepassing bij de inrichting van een datawarehouse. Hier behoren een heldere projectscope, een krachtige projectsponsor en voldoende budget ongetwijfeld toe. Daarnaast is prototyping in de praktijk een ontzettend handig middel om vast te stellen hoe de oplossing moet functioneren en uitzien. Vervolgens is dataprofiling zeer belangrijk om de kwaliteit van de beschikbare informatie te bepalen. Deze twee technieken zorgen er dan samen voor, dat er een beter beeld ontstaat van de verwachte inspanning en het op te leveren resultaat.
6. Houdt het doel en de toegevoegde waarde altijd voor ogen; Gebruik het datawarehouse alleen waarvoor het bedoeld is: het bewaken van de strategie, door het leveren van langere termijn informatie. In alle andere gevallen kunt u beter gebruik maken van BI-tooling. Of nog beter: een BPMS voor flexibilisering en optimalisatie van het applicatielandschap en ondersteuning van de value chain.
7. Zorg dat uw datawarehouse goedkoop, betrouwbaar en toekomstbestendig is. De laatste tip die we u willen meegeven draait om de kern van een datawarehouse. Een dergelijk warehouse is namelijk de bron van betrouwbare en herleidbare informatie. Deze informatie dient aan vooraf afgesproken kwaliteitseisen te voldoen. Een datawarehouse moet een voorziening zijn, waarvan de waarde duidelijk wordt zodra het een dag afwezig is. Net zoals kabel zonder ruis, schoon water en elektra op de juiste spanning. Daarom dient het ontwikkeld en aangeboden te worden als een nutsvoorziening. Een datawarehouse moet dus betaalbaar, betrouwbaar én toekomstbestendig zijn.