De 5 voordelen van een KPI Dashboard

Heeft u wel eens van een KPI Dashboard gehoord? Talloze ondernemingen wereldwijd maken inmiddels succesvol gebruik van dit handige systeem. Een KPI Dashboard geeft op een overzichtelijke manier weer waar de knelpunten binnen uw organisatie liggen. U ziet in één oogopslag wat er verbeterd of aangepast dient te worden om de beoogde resultaten te behalen.

Daarnaast kunt u ook direct zien wat de huidige resultaten zijn in vergelijking met een voorgaande periode. Dit zijn nog maar een aantal van de vele voordelen die een KPI Dashboard kent. Wij van Data Analytics hebben vele dashboards geheel op maat gemaakt voor grote ondernemingen als Phillips en Deloitte. Tot volle tevredenheid werken zij nu met onze systemen. De communicatie tussen verschillende afdelingen is sterk verbeterd en onder andere de sales en de omzet zijn geoptimaliseerd na het in gebruik nemen van de dashboards. Maakt u nog geen gebruik van een KPI Dashboard? Graag leggen wij u alle voordelen van dit systeem uit.

Waarom een KPI Dashboard laten maken?

Een goed en effectief werkend KPI Dashboard verbindt alle databronnen binnen uw organisatie. Dit zorgt voor meer structuur en duidelijke doelstellingen. Met name grote bedrijven met veel werknemers en afdelingen werken langs elkaar heen.

Toch is het van groot belang dat afdelingen samenwerken om het overkoepelende doel te bereiken. Graag geven wij u hier een voorbeeld van. Stel dat uw onderneming over een salesafdeling en een marketingafdeling beschikt. Uw salesafdeling is altijd op de hoogte van producten die goed en die minder goed verkopen.

Na onderzoek is er een duur product ingekocht waarvan u zeker weet dat dit binnen de kortste keren storm zal lopen. Er wordt groot ingeslagen en in eerste instantie gaan de sales als een speer. Het team van marketing hoeft nauwelijks iets te doen, want het product is gewild en gaat als zoete broodjes over de toonbank. Dit gaat twee maanden goed. Dan ineens stagneert de verkoop.

Uw salesteam heeft dit natuurlijk snel in de gaten, maar vindt het nog niet nodig om in te grijpen. Uw marketingteam weet wel beter. Zij weten dat het enige tijd kan duren voor campagnes succesvol gaan lopen, maar uw marketingteam is niet op de hoogte van de alsmaar dalende verkoopcijfers. Waarschijnlijk staat er aan het einde van de maand een vergadering gepland waarin de cijfers besproken worden. Dan is het vaak al te laat. Misschien heeft de concurrent al een succesvolle campagne gestart en kopen jouw potentiële klanten nu ergens anders. Door gebruik te maken van een KPI Dashboard kan dit scenario vermeden worden. Dit dashboard verbindt namelijk alle belangrijke databronnen met elkaar.

Het systeem zal al deze cruciale informatie omzetten in begrijpelijke grafieken en diagrammen. Dus geen lange teksten, maar visuals die in één oogopslag duidelijk zijn. Ook kan een KPI Dashboard automatisch alerts sturen als er een daling in de sales te zien is.

Uw marketingafdeling is daardoor onmiddellijk op de hoogte van de daling in de verkoop van het bepaalde product. Zij hoeven dus niet meer te wachten op de maandelijkse cijfers, maar kunnen direct ingrijpen. Zo voorkomt u onnodige verliezen in omzet en kan er bij problemen snel ingegrepen worden.

Een KPI Dashboard kan dus een groot verschil maken binnen uw onderneming en de werkwijze op zeer efficiënte manier verbeteren.

Hoe maak je een overzichtelijk KPI Dashboard?

Een effectief en overzichtelijk KPI Dasboard maken is niet gemakkelijk. Toch zijn er een aantal manieren om zelf een dashboard te creëren. Eén van de tools om een dashboard mee te maken is het alom bekende Microsoft Excel. Maar wilt u echt een dashboard creëren met waardevolle informatie, alerts bij problemen en real-time informatie? Dan raden wij u aan een professioneler programma op het gebied van dashboards te gebruiken. Deze programma’s vergen echter wel de nodige kennis.

Eén van de belangrijkste zaken van een overzichtelijk KPI Dashboard zijn de visuals. We hebben het er al even over gehad in ons voorbeeld over de marketing- en salesafdeling.

Databronnen bestaan veelal uit teksten en cijfers in aparte (Excel) bestanden. Voor een goede analyse van de bedrijfscijfers moeten meerdere bestanden gekoppeld worden en de cijfers onder de loep genomen worden. Dit is een ingewikkelde puzzel waar de nodige kennis voor in huis moet zijn.

Een KPI Dashboard vertaalt al uw gegevens automatisch in visuals zoals grafieken en diagrammen. Een visual is namelijk veel sneller leesbaar en duidelijk voor iedereen. In één oogopslag ziet u de knelpunten en kunnen er vergelijkingen met voorgaande periodes getrokken worden. Ook wordt er gebruik gemaakt van kleuren voor een goed overzicht. Gaat u zelf een dashboard samenstellen?

Gebruik dan niet te veel of te veel bonte kleuren. De kleuren zorgen er namelijk voor dat dat het systeem overzichtelijk blijft. Te veel (bonte) kleuren zorgen voor een averechts effect en dat is juist niet te bedoeling.

Alle voordelen op een rij

Nu u een duidelijk beeld heeft van wat een KPI Dashboard is en hoe een overzichtelijk dashboard er uit dient te zien, zijn we aangekomen bij de talloze voordelen van een KPI Dashboard. U heeft al over een aantal voordelen gelezen, maar graag gaan we hier nog wat dieper op in. Want een effectief werkend dashboard kan het verschil maken in een bedrijf.

Al uw belangrijke data op één plek samengevoegd

Het eerste en tevens misschien wel belangrijkste voordeel van het werken met een KPI Dashboard is dat al uw belangrijke data op één plek zichtbaar is voor iedereen die het nodig heeft. Met één muisklik bent u verwijderd van alle data die u nodig heeft om tot belangrijke inzichten te komen.

U hoeft dus nooit meer meerdere bestanden te openen en naast elkaar te leggen. Dit houdt in dat u geen kostbare tijd meer kwijt bent aan het analyseren van resultaten of het invullen van data in meerdere systemen. Een KPI Dashboard weet zelf welke informatie waar verwerkt dient te worden. U hoeft niet bang te zijn dat uw belangrijke data kwetsbaar is voor mensen van buitenaf. Wij van Data Analytics zorgen er bijvoorbeeld voor dat de dashboards van onze klanten maximaal beveiligd zijn. Ook worden er regelmatig automatische back-ups gemaakt van de gegevens.

Uw bedrijfsgevoelige informatie is dus te allen tijde veilig. Gaat u zelf aan de slag met het maken van een KPI Dashboard? Ook dan is het natuurlijk belangrijk om uw dashboard volgens het hoogste niveau te beveiligen zodat uw gegevens nooit in verkeerde handen zullen vallen.

Een KPI Dashboard verbindt uw onderneming

Doordat alle data binnen uw bedrijf gekoppeld wordt met elkaar, staat uw hele bedrijf met elkaar in verbinding. Een zeer groot voordeel, met name voor grote bedrijven. Een vaak voorkomend probleem is namelijk dat afdelingen langs elkaar heen werken, zoals in ons eerdere voorbeeld waarin de marketingafdeling en de salesafdeling niet met elkaar in verbinding staat.

Door deze verbinding kunt u tot waardevolle inzichten komen. Niet alleen kunt u real-time alle informatie binnen uw onderneming in de gaten houden, het geeft ook nieuwe inzichten. U ziet direct knelpunten die u misschien eerder nooit gezien had. Waarom loopt bijvoorbeeld de verkoop van een bepaald product ineens achter? Een KPI Dashboard geeft u naast de huidige informatie ook de informatie over bijvoorbeeld eerdere jaren. Zo ziet u direct dat de verkoop van dat product ieder jaar in januari stagneert. Gaat het om een product met een beperkte houdbaarheid?

Dan weet u direct dat u het volgende jaar in januari minder moet inkopen, want de kans op een lagere verkoop is groot in die maand. Blijkt een jaar later dat het product ineens wél goed verkoopt terwijl u minder voorraad heeft aangelegd? Geen probleem! Uw KPI Dashboard houdt alles voor u in de gaten en kan u bij het behalen van een bepaalde target een alert sturen dat er meer voorraad ingeslagen dient te worden. Uw collega die over de inkoop gaat hoeft niet door een manager ingeseind te worden, maar kan direct bij een alert zijn verantwoordelijkheid nemen. U zult zien dat dit een zeer positieve en effectieve bijdrage levert binnen uw organisatie. Ook werknemers kunt u meer taken toevertrouwen zonder te hoeven te wachten op toestemming van een leidinggevende. Dit bevordert de werksfeer, de productiviteit én de tevredenheid onder uw werknemers.

Geheel op maat gemaakt

Een KPI Dashboard is geen standaard systeem dat op iedere onderneming van toepassing is. Het is een systeem dat geheel op maat wordt gemaakt naar uw onderneming. Dit betekent dat alle data alleen op uw bedrijf van toepassing is en u alleen data ziet die voor u van belang zijn. Daarom is het belangrijk om vóór u begint met het maken van een dashboard uw KPI’s te bepalen. Dit is namelijk voor ieder bedrijf anders.

Een KPI is meetbaar en van belang voor de resultaten van uw onderneming. Eén van de bekendste voorbeelden van een KPI is het verhogen van de omzet van een bepaald product of dienst. Om een omzet te kunnen verhogen dient u eerst te weten wat de huidige omzet is. Vervolgens stelt u een doel op door middel van het SMART-principe. Dit houdt in dat uw doel specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden is. Een simpel voorbeeld: ‘De omzet moet op 1 januari volgend jaar met 3% gestegen zijn’. Een kort en simpel voorbeeld waarbij duidelijk is wat uw doel is.

Om dit doel te behalen kunt u uw geheel op maat gemaakte KPI Dashboard inschakelen. Lopen uw sales achter waardoor u omzet misloopt? Uw dashboard is daar onmiddellijk van op de hoogte en zal u waarschuwen. Zo kunt u tijdig inspringen en actie ondernemen om uw omzet te optimaliseren. Door tijdig in te grijpen is de kans om uw doel te behalen een stuk realistischer.

Direct op de hoogte van kritieke informatie

En zo zijn we aangekomen bij het volgende voordeel van een KPI Dashboard. Doordat het geheel naar uw wensen is gemaakt en daarmee inspringt op de KPI’s die u voor ogen heeft kunt u tijdig ingrijpen. Bedrijven die geen gebruik maken van de functionaliteiten van een dashboard verspillen vaak veel kostbare tijd aan lange vergaderingen.

Aan het einde van de maand is gebleken dat de sales achterlopen of dat er te weinig voorraad is aangelegd. Oude resultaten worden er bij genomen, collega’s zitten urenlang of zelfs dagenlang gegevens te analyseren en begrijpelijke grafieken samen te stellen. Cijfers worden met elkaar vergeleken en in presentaties verwerkt. Na een aantal dagen wordt iedereen bij elkaar geroepen en kan de uren durende vergadering van start gaan.

Lang wordt er gediscussieerd hoe het mogelijk is dat de sales zo dramatisch zijn gezakt. Wie was er verantwoordelijk voor en waarom is er niet ingegrepen? Kostbare tijd die hier verspild wordt. Uw KPI Dashboard zag dit namelijk al aankomen. Deze wacht namelijk niet tot het einde van een periode om de gegevens te analyseren. Een daling in de sales wordt direct opgemerkt. De verantwoordelijken hiervoor worden direct ingeseind en kunnen indien nodig snel ingrijpen. Zo voorkomt u een diepe daling in de cijfers omdat er tijdig een signaal afgegeven wordt. Ook hoeven uw collega’s geen waardevolle tijd meer te verspillen aan het analyseren van verschillende data binnen het bedrijf en deze samen te voegen in visuals. Al dit werk neemt een KPI Dashboard van u over. Deze tijd kunt u steken in het optimaliseren van de conversie, het opzetten van campagnes of het bijsturen van werknemers.

Succesvol inspelen op trends en ontwikkelingen

Ook de nieuwste trends en ontwikkelingen kunnen snel en eenvoudig in de gaten gehouden worden door middel van een KPI Dashboard. Bepaalde producten verkopen bijvoorbeeld beter in de ene periode dan in een andere. Soms heeft uw bedrijf misschien wel te maken met een hype of een rage. Deze zijn meestal van korte duur. Ze kunnen veel omzet genereren, maar het is cruciaal om tijdig in te springen in de rage. Maar misschien nog wel belangrijker is om deze op tijd weer te verlaten. Jaarlijks zitten talloze ondernemingen met onverkoopbare voorraden omdat een rage zijn langste tijd heeft gehad. Deze daling in verkoop heeft een KPI Dashboard onmiddellijk in de gaten. U hoeft niet zelf alles continu in de gaten te houden. Een erg mooi voordeel van een effectief werkend KPI Dashboard om de sales én de inkoop op peil te houden.

De mogelijkheden zijn eindeloos

U ziet het, de mogelijkheden zijn eindeloos. Van marketingcampagnes effectief beheren tot een beter inzicht in voorraden en sales. Een KPI Dashboard stelt u in staat uw doelen sneller en efficiënter te behalen. Bij Data Analytics hebben wij al talloze dashboards ontwikkelt naar de wensen van onze klanten. Natuurlijk kunnen wij ook u helpen met de ontwikkeling van een dashboard. Onze experts hebben alle kennis in huis om deze geheel naar uw wensen samen te stellen. Bent u benieuwd? Vraag onze gratis demo aan. Of kom eens langs. U kunt contact met ons opnemen om vrijblijvend met ons te praten over de mogelijkheden van een KPI Dashboard voor uw bedrijf.

Heeft u vragen?

Heeft u vragen of wilt u vrijblijvend met ons praten over uw data en dashboard wensen? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ans op. Of stuur ons een berichtje, wij lichten alles graag toe.

Bel ons voor een gesprek

(010) 727-1196

Stuur ons een bericht

info@dataanalytics.nl

Kom op bezoek

Van Nelleweg 1,
3044 BC Rotterdam

Stuur ons een bericht

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.